Vraag uit de Durftevragen over Moneybird Facebook groep:
Ik vraag een vast bedrag voor reiskosten aan mijn klanten. Hierin zit de reistijd en de reisafstand in km’s verwerkt.
Maar hoe werkt dat belastingtechnisch? Tenslotte is de km-vergoeding die ik aan mezelf uitbetaal niet belast met btw en maximaal €0,19 per km. Hoe moet ik de verkoopfactuur correct verwerken?

Dit is een veelgestelde vraag. Niet alleen als het gaat om het factureren van reiskosten, maar ook wanneer er postzegels worden gefactureerd aan de klant. Of een lunch, of software die is aangeschaft in het buitenland.
De belangrijkste regel om te onthouden hierbij is dat kosten en omzet als twee aparte onderdelen van de administratie moeten worden gezien. Ze hebben namelijk ieder hun eigen regels. Ik pak de reiskosten even als voorbeeld voor de uitleg.

Reiskosten als KOSTEN in jouw administratie

De meeste ondernemers kennen inmiddels de regel wel. Rijd je met een privé vervoermiddel naar een zakelijke klant, dan mag je hiervoor vanuit privé een declaratie sturen naar jouw bedrijf. Je mag maximaal € 0,19 per zakelijke km vergoeden en deze kosten zijn niet belast met btw. Met deze declaratie worden alle kosten vergoed die je met het privé vervoermiddel gemaakt hebt. Je kunt dus bijvoorbeeld niet daarnaast ook de parkeerkosten in de administratie opnemen van die rit.

Hoe je dit het beste in Moneybird kunt verwerken, leg ik uit in de online cursus De kilometervergoeding in Moneybird.

Reiskosten als OMZET in jouw administratie

Stel dat je deze zakelijke reiskosten aan de bewuste klant wilt factureren. In dat geval gaat het dus om OMZET in jouw administratie en mag je alles vergeten over hoe je de bewuste kosten zelf hebt verwerkt. Je mag helemaal zelf weten voor hoeveel euro’s je de gemaakte kosten aan de klant factureert.

• Je kunt bijvoorbeeld de reistijd en km’s splitsen van elkaar. Ik zie met regelmaat dat de reistijd 50% van het uurtarief is en dat er voor de km’s € 0,35 tot € 0,60 wordt gerekend. Maar dit mag ook meer of minder zijn.
• Je kunt een vast bedrag factureren voor een bepaalde afstand. Dan zit de reistijd en de km’s bij elkaar opgeteld in dit vaste bedrag.
• Je kunt zelfs een vaste prijs afspreken met de klant voor de werkzaamheden inclusief de reiskosten. Dan factureer je enkel een totaalbedrag aan de klant.

Vooral deze laatste mogelijkheid laat heel goed zien dat je de doorbelaste kosten hetzelfde behandeld als de rest van de omzet op de factuur. Want ja, deze vergoeding is belast met dezelfde btw die voor jouw hoofdomzet van toepassing is.

Bestaat jouw hoofdomzet uit het maken van uren die belast is met 21% btw, dan worden alle kosten die je doorbelast ook belast met 21% btw. Ongeacht hoe je deze kosten zelf verwerkt hebt in jouw administratie, en dus ongeacht of deze als KOSTEN voor jouw administratie belast waren met btw of niet.

Voorbeeld

Ik ben met mijn privé auto naar Een Zakelijke Klant BV gereden. De afstand was 62 km en 1 uur rijden, enkele reis. Ik heb daar betaald moeten parkeren voor € 5,00 en deze kosten waren niet belast met btw.

Wat kan ik als KOSTEN in mijn administratie verwerken?
Ik mag € 0,19 per zakelijke km vergoeden aan mezelf, dus dat bereken ik als volgt;
-> 62 km * 2 (heen en terugreis) = 124 km
-> 124 km * € 0,19 = € 23,56

Na het verwerken in Moneybird staat er € 23,56 op de categorie ‘kilometervergoeding’.
Hoe je dit het beste in Moneybird kunt verwerken, leg ik uit in de online cursus De kilometervergoeding in Moneybird.

Wat kan ik als OMZET in mijn administratie verwerken?
De factuur aan Een Zakelijke Klant BV ziet er als volgt uit;

Ik heb dus niet alleen de reistijd en km’s gefactureerd, maar ook de gemaakte parkeerkosten. Alles is met 21% btw belast, want mijn werkzaamheden zijn ook met 21% btw belast. Voor de parkeerkosten heb ik de werkelijke kosten teruggevraagd. De btw die Een Zakelijke Klant BV hierover moet betalen aan mij, moet ik weer afdragen aan de belastingdienst. Daarom heb ik ervoor gezorgd dat ik precies terugkrijg wat het me privé ook gekost heeft.

Resultaat

In het totaal staat er € 23,56 als KOSTEN in mijn administratie op de categorie ‘kilometervergoeding’. Dit bedrag is wat ik privé vergoed heb gekregen voor het zakelijke gebruik van mijn privé auto.
In het totaal staat er € 108,40 als OMZET in mijn administratie op de categorie ‘overige opbrengsten’. Dit bedrag is wat ik zakelijk met mijn bedrijf vergoed heb gekregen van de klant.

Het bedrijfsresultaat in dit voorbeeld, specifiek voor de reiskosten, is € 84,84 winst. Namelijk de OMZET van € 108,40 minus de KOSTEN van € 23,56.

Lees ook “Auto zakelijk of privé?”

BewarenBewaren