Moneybird stuurt voor de tweede keer een bedankt e-mail zodra ik de transactie in de bank koppel aan de factuur die eerder betaald is via Mollie. Hoe los ik dit op?

Als er iets niet goed gaat met het registreren van een betaling en koppelen van een factuur, staat een betaling vaak dubbel geregistreerd.

Ik geef een voorbeeld van deze situatie met een verkoopfactuur die betaald is via iDEAL. Mollie heeft de uitbetaling gedaan en de banktransactie is gekoppeld aan de factuur. Bij de factuur historie zie je het volgende:

Van onder naar boven:
– de factuur is verzonden
– er is een betaling ontvangen via Mollie, die nog niet gekoppeld is
– de status van de factuur is aangepast en er is een bedankt e-mail verzonden
– er is een tweede betaling geregistreerd
– de status van de factuur is aangepast en er is een tweede bedankt e-mail verzonden

De betaling die via de bank aan deze factuur is gekoppeld (€119,65), is een ander bedrag dan die van de factuur (€120,00). Namelijk het factuurbedrag minus de kosten van Mollie van €0,35 cent. Doordat het bedrag wat je via de bank hebt gekoppeld een ander bedrag is dan wat er betaald is via Mollie, herkent Moneybird dit niet als dezelfde betaling en registreert deze daarom als een tweede betaling.
Er wordt twee keer een betaling geregistreerd, dus ook twee keer een bedankt e-mail verzonden.

Je kunt dit oplossen door de transactie te ontkoppelen en daarna de factuur alsnog voor het gehele bedrag te koppelen (€120,00). Het restant kan dan gekoppeld worden aan de factuur van Mollie. Het is zeer aan te raden om eerst het automatisch versturen van de bedankt e-mail uit te zetten, anders wordt er voor een derde keer een bedankt e-mail verzonden. Nadat het probleem met de betalingen is opgelost, kun je deze instelling weer aanzetten. Hierna is het een kwestie van voorkomen.

Lees ook “Mollie importeren in Moneybird, zo doe je dat”