Maak je gebruik van spaarrekeningen of saldoverdelers, dan kan het zo zijn dat er door de bank geen mogelijkheid voor een bankkoppeling met Moneybird wordt aangeboden. Vaak is dan ook het downloaden van een MT940 bestand niet mogelijk waarmee je de transacties alsnog in Moneybird had kunnen zetten. Hierdoor is het saldo van de zakelijke spaarrekening niet terug te vinden op de balans en zullen de overschrijvingen tussen de spaarrekening en de betaalrekening onverwerkt open blijven staan bij de betaalrekening. In dit geval kun je deze banktransacties niet aan de categorie Kruisposten koppelen, want de transactie staat er maar 1x in. In deze video ga ik je laten zien hoe je dit kunt oplossen.

Æ De video is te vinden aan het einde van dit artikel.

Het is mogelijk om de transacties van de spaarrekening handmatig in Moneybird te zetten. Hierover vertel ik meer in een andere tutorial. Het voordeel hiervan is dat er dan twee transacties zijn die beide aan Kruisposten kunnen worden gekoppeld en dat dit scheelt in het aantal transacties binnen het betaalde pakket. Het nadeel is dat het extra werk, en dus tijd kost.
Door een simpele oplossing is het niet nodig om de transacties van de spaarrekening handmatig in Moneybird te zetten. Ik ga met twee stappen beschrijven hoe je dat moet doen.

1) Maak voor alle spaarrekeningen en aparte categorie aan onder de hoofdcategorie Financiële rekeningen. Dat doe je op de volgende manier: tandwiel -> instellingen -> categorieën -> toevoegen -> losse categorie toevoegen -> balans -> vlottende activa. Daarna geef je een naam aan deze nieuwe categorie en kies je bij Bovenliggende categorie voor Financiële rekeningen.
Geef deze nieuwe categorie een herkenbare omschrijving, zoals bijvoorbeeld ’spaarrekening’ gevolgd door het betreffende nummer. Is deze spaarrekening speciaal voor een bepaald potje, zoals het opzij zetten van de btw, dan kun je deze beschrijving extra toevoegen aan de omschrijving van de nieuwe categorie.

2) Koppel de overschrijvingen die van en naar de spaarrekeningen gaan aan de bijpassende categorie die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
Voorbeeld A: er is €200,- overgemaakt van de betaalrekening naar de spaarrekening voor btw. De transacties €200,- AF wordt automatisch ingelezen in Moneybird. Deze koppel je aan de nieuwe categorie Spaarrekening BTW.
Voorbeeld B: er is €1.000,- overgemaakt van het spaarrekening Salaris naar de betaalrekening. De transacties €1.000,- BIJ wordt automatisch ingelezen in Moneybird. Deze koppel je aan de nieuwe categorie Spaarrekening Salaris.

Extra tip: door gebruik te maken van boekingsregels kun je bovenstaand proces automatiseren. Voeg een nieuwe boekingsregel toe en kies voor de categorie van de spaarrekening. Kies bij Transactie eigenschap voor Tegenrekening is gelijk aan. Kies bij Categorie eigenschap voor Anders, namelijk:. Er wordt nu een extra veld toegevoegd aan de boekingsregel waar je het rekeningnummer van de spaarrekening kunt invullen. Vanaf nu zullen de transacties tussen de betaalrekening en de bewuste spaarrekening automatisch gekoppeld worden aan de bijpassende categorie.

Wanneer jouw spaarrekening geen (eigen) uniek banknummer heeft, ziet de boekingsregel er als volgt uit. Kies bij Transactie eigenschap voor Omschrijving bevat. Kies bij Categorie eigenschap voor Anders, namelijk:. Er wordt nu een extra veld toegevoegd aan de boekingsregel waar je de tekst in kunt zetten die jij (of de bank) gebruikt bij het overschrijven. Bijvoorbeeld ‘inleg btw’ of ‘opname salaris’. Vanaf nu zullen de transacties tussen de betaalrekening en de bewuste spaarrekening automatisch gekoppeld worden aan de bijpassende categorie wanneer deze teksten worden gebruikt.

Aan het einde van het jaar kun je de cumulatieve rente en (indien van toepassing) kosten via memoriaal verwerken. De rente koppel je debet aan de categorie van de spaarrekening en vervolgens credit aan de categorie Rente. De eventuele kosten koppel je credit aan de categorie van de spaarrekening en vervolgens debet aan de categorie Bankkosten.

Heb je alle transacties gekoppeld bij de betaalrekening? Dan kun je op de balans controleren of de saldi van de spaarrekeningen ook aansluiten bij de werkelijkheid. Ga via Rapporten naar de Balans en zorg dat het filter op het huidige jaar is ingesteld en vergelijk dit saldo met het saldo van de spaarrekening bij de bank. Houdt er rekening mee dat sommige banken er soms iets langer over doen voordat alle transacties via de bankkoppeling zijn ingeladen in Moneybird en dat je mogelijke de laatste transactie met het saldo moet verrekenen.

Lees ook “Samenwerken met je boekhouder in Moneybird” of bestel een Moneybird video tutorial op maat.