Hoe verkloot ik de administratie van mijn BV

Angeline EversMoneybird blogLeave a Comment

Like it? Share it…

Zelfstandig(e) ondernemers die mij al een tijdje volgen, weten dat ik een groot voorstander ben van zo veel mogelijk zelf doen. Dat is ook de manier waarop ik door het leven ga. Eerst zelf uitzoeken en dan pas een deskundige inschakelen. Ik schat hierbij de risico’s in en ben niet te beroerd om te erkennen dat ik niet álles zelf kan. Er zijn grenzen aan weten waar je naar moet zoeken. Deskundigen volgen niet voor niets een beroepsopleiding. Daarom ben ik óók voorstander van het mee laten kijken door een expert. Je kunt nog zo veel opzoeken, maar
je weet niet wat je niet weet.

Sinds 2010 werk ik met Moneybird en heb ik vele ondernemers geholpen die op ‘eigen wijze’ de boekhouding online bijhouden. Ik ervaar dat zelf de administratie bijhouden een uitdaging is voor ondernemers zonder basiskennis van boekhouden. ‘Vroegah’ moest je een opleiding volgen voordat je je kon inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Dat is verleden tijd. Je kunt vrijwillig een cursus volgen, maar een groot deel van de starters weet niet eens dat dit een mogelijkheid is. En hoe moeilijk kan het zijn, in deze tijd met Google. Nou, best nog moeilijk dus!

Ik help ondernemers die het beste uit Moneybird willen halen, door zoveel mogelijk kennis te delen over zelfstandig boekhouden. Ik doe dit oa. met het 1-op-1 traject waarbij we samen jouw administratie induiken. Ook jij kan Moneybird Pro worden!

Het verhaal van Lonneke* met twee BV’s
*Namen in dit blog zijn wegens privacy redenen aangepast naar fictieve namen. 

Lonneke is zo’n zelfstandig ondernemer die het traject met mij aan het doorlopen is. Het viel haar op dat ze toch wel erg veel geld kwijt is aan de accountant elk jaar. Ze moet ook elk jaar btw bijbetalen, ook al snapt ze niet waarom. Ze heeft twee BV’s, een werkmaatschappij en een holding, en doet de gehele boekhouding zelf. Ook de btw-aangiften verstuurt ze vanuit Moneybird. Ze heeft geen personeel en ontvangt salaris vanuit haar holding. Alleen de vennootschapsbelasting heeft ze uitbesteed. Ze heeft voor een kantoor gekozen met een bekende naam, omdat ze het gevoel heeft dat dit meer zekerheid biedt richting de belastingdienst. Helaas werkt het kantoor niet met Moneybird en willen ze geen toegang tot Moneybird activeren. De rapporten voldoen niet volgens de accountant en daarom downloadt Lonneke alles uit Moneybird. Vervolgens print ze dit uit, zodat ze een nette map kan aanleveren.

1) Tijdslek
Het eerste probleem wat we hier tegenkomen is het lekken van tijd. Onbewust hebben we tijdslekken in ons leven. We besteden meer tijd aan handelingen dan nodig en hebben dat niet (altijd) door. Ik kom best vaak ondernemers tegen die een ander pakket gebruiken dan de boekhouder of accountant. De ondernemer doet de administratie (deels) in Moneybird en is vervolgens extra tijd kwijt aan het donwloaden (en soms zelf printen) van de administratie. Zie je de tijdslek?

2) Dubbel werk, dubbele kosten
Het tweede overduidelijke probleem is het extra werk bij de accountant wat deze samenwerking oplevert. En daarmee de hoge facturen. Twee verschillende personen verwerken dezelfde administratie in twee verschillende pakketten. Ik denk niet dat ik extra uitleg hoef te geven over waarom dit niet wenselijk is.
Wat is de reden voor deze constructie? Want dat is de vraag achter de vraag, en een weg naar de oplossing. De accountant gaf als uitleg dat de rapporten vanuit Moneybird niet volstaan, omdat deze niet kloppend zijn. Categorieën ontbreken of staan er te veel op, bedragen zijn onduidelijk en kloppen niet met de bewijsstukken, specificaties sluiten niet aan, etc. Voor hun reden genoeg om zelf de administratie te verwerken in het programma waarbij de balans wel kloppend is. Dat kost namelijk minder tijd dan het uitzoeken van een onduidelijke balans. Althans, dat is de gedachten.

Doordat Lonneke het gevoel had onnodig tijd en geld kwijt te zijn aan haar administratie, besloot ze om een Moneybird Adviseur in te schakelen. En dat is een goede beslissing geweest. Samen zijn we aan de slag gegaan en hebben we bekeken wat er ontbrak aan de administratie. Hieronder het lijstje van de eerste bevindingen:

  • Er is geen beginbalans toegevoegd bij het starten met gebruiken van Moneybird
  • Banktransacties zijn in eerdere jaren niet compleet ingeladen
  • Niet alle banktransacties in het verleden zijn gekoppeld
  • De rekening-courant tussen de BV’s is niet gelijk
  • Betalingen van beide bedrijven lopen soms via de verkeerde bankrekening
  • Bij het verwerken van de inkoopfacturen wordt er soms vergeten om een categorie te kiezen
  • Er wordt met regelmaat het verkeerde btw-tarief gekozen
  • Privé betaalde inkoopfacturen ontbreken
  • Betaalde inkoopfacturen in eerdere jaren hebben de verkeerde betaaldatum
  • Er worden geen afschrijvingen verwerkt
  • Er worden geen loonjournaalposten verwerkt
  • Er worden geen btw-aangiften verwerkt en/of rondrekeningen gemaakt

Dit is een opsomming van de bevindingen tot nu toe. Best een flinke lijst die direct invloed heeft op de cijfers in de administratie. Hierdoor kloppen de rapporten niet, zodat de accountant deze niet kan gebruiken. Daarnaast heeft Lonneke een verkeerd beeld van het resultaat van haar bedrijf.

Conclusie: Lonneke is prima in staat om verkoopfacturen te versturen, inkoopfacturen te verwerken en ook de banktransacties van 2021 zijn compleet én gekoppeld. Moneybird is op dat niveau een handig en simpel boekhoudpakket. Maar daarmee is ze er nog niet.

Lonneke komt er tijdens onze sessies achter dat ze niet weet wat ze moet weten. Hoeveel invloed de valse start die ze gemaakt heeft met Moneybird op de vervolg jaren heeft, wist ze niet. Ze heeft nog nooit gehoord van een loonjournaalpost, omdat ze vooral in contact is met kleine ondernemers zonder personeel.
Lonneke heeft ook niet de begeleiding gekregen die ze nodig heeft. Ze weet dat er afschrijvingen moeten plaatsvinden, maar kwam daar zelf niet uit. Doordat de accountant niet met Moneybird werkt, laat ze het zitten. Dat is niet direct een probleem als er een jaaraansluiting verwerkt wordt na het afronden van het jaar. Lonneke is alleen niet op de hoogte dat dit moet gebeuren en welke invloed dit heeft op de balans.

De accountant vindt deze manier van samenwerken goed verlopen. Ze hebben controle over de administratie en weten zeker dat ze op deze manier niets over het hoofd zien. De belastingaangiften zijn professioneel en worden correct naar de belastingdienst verzonden. Dit is wat ze doen en dat doen ze goed. Er is dus voor de accountant geen aanleiding om iets aan de situatie te veranderen.

Na vallen, komt opstaan

Lonneke ziet in dat zelfstandig de administratie verwerken verder gaat dan ze dacht. Samen zijn we aan een flinke opruimklus begonnen, zodat 2021 het resultaat laat zien waar ze wat mee kan. Daarnaast gaan we bepalen wat ze zelf wil doen en wat ze liever uitbesteed. Ook heeft ze een beslissing te nemen over de samenwerking met de accountant. Het werk is goed en professioneel, maar ze kunnen haar niet de begeleiding bieden die ze nodig heeft. Dit in combinatie met de taken die ze mogelijk wil uitbesteden, geeft dat iets om over na te denken.

Ondanks de teleurstelling van het aantal bevindingen die ik haar voorgelegd heb, ziet Lonneke de toekomst rooskleurig in. Ze werkt aan een beter administratie, waardoor ze straks meer tijd en geld overhoudt. Ik ben benieuwd wat ze met die bespaarde tijd gaat doen!

Moneybird Pro

Heb jij behoefte aan een extra paar ogen op jouw administratie in Moneybird? Ik help je graag!
Je kunt een kosteloze intake inplannen via deze website. Tijdens de intake gaan we dieper in op jou en je bedrijf. Uiteraard is er ook ruimte voor vragen, specifieke uitleg of andere zaken. Samen bepalen we wat voor jou de meest passende oplossing is.

Like it? Share it…

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.