Afgelopen woensdag waren Daphne en ik aanwezig bij het Slimme Zaken Festival. We hebben die ochtend een workshop gegeven over de automatisering van je boekhouding. We hebben enorm genoten van het festival en de deelnemers waren enthousiast.
Twee thema’s van die dag die ik vandaag wil belichten zijn de koppeling van je webshop met de boekhouding en Mollie Connect.

Bij een koppeling tussen een webshop en je boekhouding (bijvoorbeeld WooCommerce met Moneybird door behulp van de plugin ExtensionTree) kunnen de volgende handelingen automatisch uitgevoerd worden:

• Aanmaken van de verkoopfacturen
• Verwerking van de betaalstatus (betalingen via iDEAL)
• Matchen van de uitbetaling aan de bijbehorende facturen (bij gebruik van Mollie Connect)

Wat is Mollie Connect: Mollie biedt een integratie aan met meerdere boekhoudpakketten. Wat ze hiermee doen is een koppeling maken tussen Mollie en het boekhoudpakket, waardoor de betalingen automatisch gekoppeld kunnen worden aan de bijpassende verkoopfacturen en ook aan de inkoopfacturen van Mollie zelf. Er zitten wel voorwaarden aan om dit smooth te laten verlopen.

Een dure les die een ondernemer onlangs moest leren. De webshop was helemaal gereed voor de verkoop van het nieuwe product. De nodige koppelingen waren gemaakt. Gaan met die banaan! Het nieuwe product bleek een enorm succes. De eerste dagen werden er meteen honderden van verkocht. Helaas ging het in Moneybird he-le-maal verkeerd. Niet alleen waren de btw-tarieven en categorieën niet goed ingesteld in de webshop, maar ook de instellingen van de plugin stonden niet goed.
Gevolg: onterecht openstaande verkoopfacturen met het verkeerde btw-tarief, zonder categorie, en ook Mollie kon de uitbetalingen niet matchen.

Gelukkig had de ondernemer het snel door en kon ik vlot ingrijpen, waardoor er ‘slechts’ 100 verkoopfacturen handmatig gecorrigeerd en gekoppeld hoeven te worden. Dit neemt natuurlijk best veel tijd in beslag en dat is echt zonde! Maar stel je voor als deze ondernemer er niet bovenop had gezeten en er pas na een paar dagen achtergekomen was dat het niet goed ging met de automatisering….😱

Ik ben een grote voorstander van het automatiseren van je boekhouding. Ik ben ook groot voorstander van check, check, dubbel check. Dus, ga jij binnenkort een mooi, nieuw product online verkopen en is jouw boekhouding geautomatiseerd? Controleer dan goed of de nodige instellingen kloppen en doe enkele test aankopen voordat je live gaat.