Vraag uit de Durftevragen over Moneybird Facebook groep:
Ha Angeline,

Voor een klant moet ik alle facturen van 2017 met terugwerkende kracht inboeken. Ik moet daarvoor dan de datum aanpassen per factuur en daarna de factuur handmatig verzenden, zodat deze definitief in Moneybird komt te staan.
Kan ik niet tijdelijk de functie uitzetten dat de datum van verzending als factuurdatum wordt gekozen?
En kan ik het handmatig verzenden ook in bulk verwerken?

Om hier een goed antwoord op te kunnen geven is het belangrijk om te achterhalen met welk doel de verkoopfacturen alsnog worden ingevoerd. Gaat het bijvoorbeeld puur om de omzet, dan is deze manier wat omslachtig.

In dit voorbeeld gaat het erom dat er achterhaald moet gaan worden welke facturen niet betaald zijn. Daarna kan vanuit Moneybird alsnog actie worden ondernomen, zoals het versturen van herinneringen of een ‘kopie’ van de originele factuur wanneer deze niet ontvangen is vorig jaar.

Ik begin bij de factuurdatum

Een factuurdatum is leidend in de administratie van de verzender en ontvanger voor de juiste aangifte van de btw. Doordat beide ondernemingen de factuurdatum aanhouden wordt in dezelfde periode de btw betaald aan de belastingdienst door de verzender, en ook weer uitbetaald door de belastingdienst aan de ontvanger.

Het is niet mogelijk om de automatisch functie van de factuurdatum uit te zetten.
Omdat de btw in dit voorbeeld niet van belang is – deze is tenslotte in het voorgaande jaar al afgedragen – maakt ook de factuurdatum in de eerste fase van dit proces niet uit.

Mijn advies is om alle facturen op volgorde in Moneybird te verwerken zonder de datum aan te passen. Het is handig om ook de originele facturen als pdf in de bijlage op te slaan. Staan alle facturen erin, gaan dan door met de handmatige verzendmethode, zodat alle facturen de datum krijgen van die dag.
Zodra je dan duidelijk hebt welke facturen er opnieuw verzonden moeten gaan worden, kun je altijd nog de keus maken hoe dit verder aan te pakken.

Is er niet betaald, begin dan met een telefoontje. Het is tenslotte – waarschijnlijk – al weer even geleden dat deze factuur verzonden is. Indien nodig kun je de originele factuur rechtstreeks per mail versturen, of crediteer de Moneybird factuur en maak een gehele nieuwe factuur aan met de juiste factuurdatum.

Staan alle concepten in Moneybird klaar?

Dan kun je deze in bulk handmatig verzenden

Bij het aanmaken van de contacten kun je de verzendmethode instellen. Kies hierbij voor ‘zelf verzenden’. De factuur wordt dan definitief verwerkt in Moneybird, maar zal niet verzonden worden. De bedoeling hiervan is dat je de factuur zelf kunt uitprinten en versturen.
Het is verstandig om de e-mailadressen bij de contacten (voorlopig) leeg te laten, zodat er ook niet per ongeluk een factuur verzonden wordt.

In het hoofdscherm van de facturen staan nu alle concept facturen op volgorde klaar. Controleer nog even voor de zekerheid of het factuurnummersjabloon aansluit met de origineel facturenreeks via tandwiel -> instellingen -> profielen -> nummering.

Terug in het hoofdscherm zie je bovenaan de reeks concepten een vakje naast de omschrijving ‘factuurnummer’. Hiermee kun je in 1 klik alle concepten selecteren. Heb je meerdere pagina’s? Begin dan op de pagina met het laagste conceptnummer. Na het aanvinken van het vakje krijg je de optie om de bulk te verzenden. Je krijgt dan eerst nog een overzicht met alle facturen die verzonden gaan worden en welke verzendmethode er wordt gebruikt.
Ik vind het zelf prettig om deze lijst dan nog even door te nemen.

Nog even de tips op een rijtje:
Tip 1 – zoek de vraag achter de vraag
Tip 2 – bepaal de prioriteiten, wat is noodzakelijk
Tip 3 – werk op volgorde, bepaal de structuur
Tip 4 – houd informatie bij elkaar
Tip 5 – kies de juiste verzendmethode
Tip 6 – beperk de instellingen tot het noodzakelijke
Tip 7 – check, check, dubbel check
Extra Tip Herinneringen – liever bellen, dan out of the blue mailen

Heb je deze stappen uitgevoerd, dan heb je nu alle facturen op volgorde in Moneybird staan en kun je de bank gaan koppelen. Succes!

Lees ook “Een creditfactuur in Moneybird, zo makkelijk gaat dat”

BewarenBewaren